Porudžbine u rokovniku: kako pratiti posao od dogovora do završene proizvodnje?

Kako pratiti porudžbine u proizvodnji?

Praćenje porudžbina u proizvodnji zahteva zajedničku evidenciju iz koje se vidi šta treba izraditi, za kog kupca, do kada i u kojoj fazi se posao nalazi. Kada ti podaci ostanu u rokovniku jedne osobe, ostali učesnici zavise od usmenog dogovora, poruka i telefonskih provera.

Rokovnik može dobro da služi vlasniku koji prima porudžbine. Međutim, kako se posao prenosi na proizvodnju, postaje važno da informacije budu dostupne i osobi koja organizuje izradu.

Kada sve informacije prolaze kroz vlasnika

Naš osnivač Mladen Janjušević je u razgovoru sa vlasnikom firme koja izrađuje proizvode od plastike — velike cisterne, šahte, bazene i druge proizvode po porudžbini — upoznao upravo ovakav način rada.

Vlasnik zapisuje tip proizvoda, dimenzije, rok, cenu i podatke o kupcu. Zatim prenosi informacije proizvodnji, a kasnije telefonom proverava da li je posao završen.

U takvom procesu dešavaju se propusti: nešto ne stigne na red za izradu ili bude završeno, ali informacija o tome ne stigne do osobe koja komunicira sa kupcem.

Za ovu firmu razgovaramo o razvoju namenskog sistema. Primer u nastavku prikazuje predlog organizacije rada, a ne rezultate već uvedenog rešenja.

Gde nastaje prostor za zaboravljene porudžbine?

Svaki prenos informacije predstavlja korak koji neko mora da zapamti i izvrši.

Vlasnik treba da prenese zahtev, proizvodnja da ga preuzme, a poslovođa da javi kada je završen. Ako nema zajedničke evidencije, teško je jednim pogledom utvrditi šta je preneto, šta je započeto i šta još čeka.

Posebnu pažnju zaslužuju situacije u kojima:

• Porudžbina postoji u rokovniku, ali nije evidentirana u proizvodnji.
• Dogovorena dimenzija ili rok naknadno budu promenjeni.
• Nije jasno koje poslove treba sledeće započeti.
• Proizvod je završen, ali vlasnik to još ne zna.
• Kupac traži informaciju, pa tek tada počinje provera.

U ovakvom načinu rada vlasnik postaje glavna tačka kroz koju prolaze informacije. Zajednički pregled porudžbina može da smanji potrebu da svaki odgovor traži pojedinačno.

Šta je radni nalog i šta treba da sadrži?

Radni nalog je pregledan zapis o poslu koji treba izvršiti. Za proizvodnju po porudžbini on povezuje zahtev kupca sa konkretnim zadatkom u proizvodnji.

U opisanom primeru početna evidencija mogla bi da sadrži:

• Broj porudžbine ili radnog naloga.
• Podatke o kupcu i kontakt.
• Tip proizvoda.
• Dimenzije i dogovorene zahteve.
• Cenu.
• Dogovoreni rok.
• Trenutni status.
• Osobu odgovornu za praćenje realizacije.

Važno je i da naknadna promena bude zabeležena uz isti nalog. Ako kupac promeni dimenziju, osoba koja organizuje proizvodnju treba da vidi važeći zahtev i da potvrdi da je upoznata sa izmenom.

Kako bi izgledalo praćenje porudžbine?

Za početak je dovoljan mali broj jasno definisanih faza:

Ako nedostaje podatak ili je posao zaustavljen, treba zabeležiti razlog. Ovakav pregled omogućava vlasniku i poslovođi da razlikuju aktivne poslove od onih koji čekaju odluku.

Statusi treba da prate stvarni način rada firme. Previše faza može nepotrebno otežati unos, dok premalo faza može sakriti važne razlike.

Ko treba da ažurira stanje?

U ovoj firmi prirodni korisnici početnog sistema bili bi vlasnik i poslovođa.

Pre uvođenja potrebno je dogovoriti ko evidentira porudžbinu, ko potvrđuje početak i završetak izrade, a ko obaveštava kupca.

Na primer, vlasnik bi mogao da unese dogovor sa kupcem, dok bi poslovođa pratio realizaciju i označavao promene u proizvodnji. To je predlog podele odgovornosti koji treba potvrditi sa ljudima koji će koristiti sistem.

Čak i jednostavan program može ostati nepouzdan ako niko nije zadužen za ažuriranje. Zato pravila rada treba definisati zajedno sa funkcijama aplikacije.

Da li je odmah potreban softver po meri?

Prvi korak može biti zajednička tabela ili gotov alat za praćenje zadataka, ako omogućava dovoljno jasan pregled i odgovara ljudima koji ga koriste.

Namenski sistem vredi razmotriti kada postoje posebni podaci o proizvodima, različita pravila izrade, česte izmene zahteva ili potreba za povezivanjem sa drugim evidencijama.

Pri izboru treba proceniti koliko je unos jednostavan, ko će održavati podatke i koliko će koštati dalji razvoj i podrška. Cilj je da zaposleni lakše prate posao, uz količinu administracije koju mogu redovno da obavljaju.

Kada Excel više nije dovoljan za poslovanje? →

Kako početi bez komplikovanja proizvodnje?

Za prvu fazu predložili bismo evidenciju porudžbina, pregled rokova i promenu statusa. Vlasnik i poslovođa trebalo bi da mogu brzo da pronađu posao i vide šta sledeće treba uraditi.

Nakon toga može se proceniti da li su potrebni obaveštenja, prilozi, planiranje kapaciteta ili povezivanje sa drugim programima.

Pre uvođenja korisno je zabeležiti koliko vremena odlazi na telefonske provere i koji se propusti ponavljaju. Posle dogovorenog perioda korišćenja, te podatke i iskustvo zaposlenih treba uporediti sa prethodnim načinom rada.

Tako se korist procenjuje na osnovu stvarnog posla.

Kako pristupamo razvoju poslovnog softvera →