Kako povezivanje treba da počne?
Internet prodavnicu, lager i kurirske službe povezujemo tako što prvo definišemo tok porudžbine, izvor podataka o zalihama i korak u kojem se priprema dostava. Zatim proveravamo koje načine razmene podržava svaki sistem i razvijamo ili prilagođavamo povezivanje tim pravilima.
Cilj je da zaposleni ne moraju da unose iste podatke na više mesta i da mogu da vide kada neki korak nije završen. Zato pre izbora tehničkog rešenja treba proći kroz jednu stvarnu porudžbinu, od kupovine do otpreme.
Koje korake treba popisati pre razvoja?
Počnite od načina na koji vaš tim već radi. Za svaki korak zapišite ko ga obavlja, koje podatke koristi i šta se dešava kada informacija nedostaje ili se promeni.
- Prijem porudžbine: gde se evidentira i ko proverava podatke kupca i dostupnost robe?
- Priprema: ko potvrđuje artikle i količine i označava da je paket spreman?
- Lager: kada se roba rezerviše ili količina menja i kako se obrađuje otkazivanje?
- Dostava: koje podatke šaljete kurirskoj službi i kakvu potvrdu očekujete?
- Izuzeci: ko rešava neuspešan prenos, izmenu porudžbine ili vraćenu robu?
Koji sistem je merodavan za stanje lagera?
Pre povezivanja odredite gde se vodi merodavna evidencija robe: u prodavnici, ERP-u ili drugom poslovnom programu. Ako više sistema može nezavisno da menja isti podatak, potrebno je dogovoriti pravila za usklađivanje i rešavanje razlika.
Razlikujte fizičko stanje robe od količine koja je dostupna za novu prodaju. Dogovorite da li poručivanje rezerviše robu, kada se evidentira izlaz i šta se radi pri otkazivanju. Povrat novca i povrat robe u prodaju takođe treba razmatrati odvojeno: vraćeni artikal možda prvo mora da prođe pregled.
Posebno proverite šifre artikala i varijanti, prijem nove robe i popis. Veza koja obrađuje samo prodaju neće sama rešiti ostale načine na koje se stanje robe menja.
Šta zapravo znači povezivanje sa kurirskom službom?
Zakazivanje preuzimanja, kreiranje pošiljke, štampa nalepnice i praćenje statusa predstavljaju različite funkcije. Pre razvoja treba proveriti koje su dostupne kod izabrane službe, pod kojim uslovima i za konkretan korisnički nalog.
Pripremite spisak podataka koje zaposleni sada unose: podatke primaoca, adresu, kontakt, broj paketa i druge podatke koje konkretna služba zahteva. Dogovorite i trenutak slanja — na primer, tek nakon provere porudžbine i pripreme paketa.
Slanje zahteva i potvrda da je zahtev prihvaćen nisu isti događaj. Zaposlenom treba jasno prikazati šta je završeno, šta čeka odgovor i šta zahteva ručnu proveru.
Šta kada servis ne odgovori ili se porudžbina promeni?
Pored uspešnog prenosa, planirajte ponašanje pri prekidu veze, nepotpunoj adresi, nedostajućoj šifri artikla i izmenjenoj količini. Za svaki slučaj odredite da li se radnja zaustavlja, ponavlja ili prosleđuje zaposlenom na proveru.
Ako se odgovor izgubi, nije uvek poznato da li je drugi sistem već izvršio zahtev. Ponovno slanje zato treba da uključi proveru prethodnog pokušaja i zaštitu od dupliranja, u skladu sa mogućnostima servisa.
U testiranje uključite zaposlene koji pripremaju robu. Njihovi primeri pokazuju gde su potrebni objašnjenje, potvrda ili mogućnost ispravke pre sledećeg koraka.
Primer iz prakse: prvobitna Hop Hop Shop platforma
Prvobitna Hop Hop Shop e-commerce platforma izrađena je kroz Designiu 2017. godine i razvijana do 2020. godine, kada je projekat preuzeo drugi tim. Pored online prodaje, obuhvatala je pripremu i pakovanje porudžbina, sopstvenu evidenciju lagera i povezivanje sa službama AKS i BEX.
Zaposleni su iz administracije zakazivali dolazak kurira i štampali nalepnicu za kutiju. Paket je tako bio pripremljen da kurir skenira barkod i preuzme ga. Praćenje statusa pošiljke bilo je dostupno zaposlenima, ali i kupcima na sajtu.
Pri poručivanju se pravila rezervacija robe. Tek po realizaciji porudžbine proizvod se trajno skidao sa lagera. Time su rezervacija za kupca i konačan izlaz robe bili odvojeni koraci u sistemu.
Stanje robe ažuriralo se i nakon popisa i unosom dokumenta o prispeloj robi. Zaposleni su u istom sistemu imali prodajne izveštaje po različitim parametrima i interni chat.
Ovaj primer pokazuje zašto je važno posmatrati prodavnicu zajedno sa poslom koji se odvija nakon kupovine. Opis se odnosi na tada razvijenu platformu; današnja Shopify prodavnica nije deo tog rada.
Gotov dodatak ili povezivanje po meri?
Najpre proverite da li postojeći dodatak ili opcija vašeg poslovnog programa pokriva ceo potreban tok, uključujući greške i naknadne izmene. Gotovo rešenje ima smisla kada odgovara pravilima rada i kada su podrška i uslovi korišćenja prihvatljivi.
Povezivanje po meri razmatrajte kada standardna opcija ne pokriva važne korake, kada učestvuje više sistema ili postoje posebna pravila. Ako nema odgovarajućeg API-ja, proverite podržani uvoz i izvoz podataka. U nekim slučajevima automatizacija neće biti izvodljiva ili opravdana bez promena postojećeg sistema.
Zašto krenuti malim koracima?
Iz mog iskustva, firmama je teško unapred dočarati punu vrednost povezanog sistema. Ona postaje mnogo jasnija kada zaposleni počnu da ga koriste u svakodnevnom radu. Zato poverenje gradimo malim koracima ka većem cilju.
Za početak izaberite jedan tok koji možete jasno da opišete i proverite, poput pripreme pošiljke iz potvrđene porudžbine. Pre promene zabeležite koliko ručnih koraka ima i gde se javljaju zastoji. Nakon uvođenja razgovarajte sa zaposlenima i uporedite način rada. Na toj osnovi odlučite šta sledeće ima smisla povezati.
Šta pripremiti za prvi razgovor o integraciji?
Dovoljno je da opišete jedan ručni zadatak i sisteme koji učestvuju u njemu. Na osnovu toga možemo da utvrdimo šta treba dodatno proveriti i gde ima smisla početi.
- Nazive prodavnice, poslovnog programa i kurirske službe koju koristite.
- Primer toka porudžbine, sa koracima koje zaposleni obavljaju ručno.
- Približan obim posla i najčešće probleme ili izuzetke.
- Dostupnu dokumentaciju i primere formata podataka, bez lozinki i ličnih podataka kupaca.
- Prioritet: koji korak želite prvi da pojednostavite i kako ćete proceniti da promena pomaže timu.